De schattingen lopen uiteen, maar IT-projecten die in de soep lopen, kosten overheid en bedrijfsleven jaarlijks miljarden euro’s. Dit kun je als bedrijf doen om te zorgen dat IT-projecten soepel verlopen.
IT-projecten hebben nogal eens de neiging om te ontsporen, met alle financiële sores van dien. Om nog maar te zwijgen over alle frustratie die het de betrokkenen oplevert.
Doodzonde wanneer je bedenkt dat door slim gebruik te maken van alle kansen die de laatste technologieën bieden, je als organisatie kosten kunt besparen en je omzet kunt vergroten.
Business Insider verzamelde een aantal nuttige tips die kunnen helpen om een IT-project tot een succes te maken.
Tip 1: Weet wat je wilt
In het boek Hoe IT-Projecten slagen en falen geeft Carolien Schönfeld aan de hand van verschillende voorbeelden aan, waar het vaak misloopt. Schönfeld constateert dat het vaak bij de start van IT-projecten al misgaat, omdat de vragende organisatie niet genoeg kennis in huis heeft.
Waak er dus dat je wordt bestempeld wordt als een “onvolwassen klant”. Onvolwassen betekent in dit verband dat je niet goed kunt aangeven bij je IT-leverancier wat je van hem verwacht omdat je onvoldoende kennis hebt over de producten en diensten die er aangeboden worden.
Laat je dus in begrijpelijke taal grondig informeren over wat er allemaal kan en tegen welke kosten. Alleen zo kun je aanbiedingen van software- en hardwareleveranciers goed op waarde schatten. Bovendien kun je tijdens het proces een vinger aan de pols houden en kritisch kijken naar de voortgang.
Tip 2: Maak een heldere business case
Het klinkt ingewikkeld, maar als je goed geïnformeerd bent over wat je hebben wilt en wat je ermee wilt bereiken is het opstellen van een business case een fluitje van een cent.
Stel een kledingzaak wil door het opzetten van een webwinkel naast de bakstenen-versie zijn omzet het eerste jaar met 20 procent laten toenemen en in de twee jaren daarna met 5 procent. Dan zijn deze opbrengsten samen met de geraamde kosten van het opzetten van de webwinkel de twee ingrediënten van de business case. Tijdens het bouwen van de webwinkel toets je steeds of je nog op schema ligt.
Tip 3: Formuleer SMART-doelstellingen
Uit de visie en beoogde resultaten die in de business case staan, volgen preciezere doelstellingen van je IT-project.
Formuleer bij aanvang van het project doelen die aan de zogenoemde SMART eisen voldoen. Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. De consultants van Twynstra Gudde geven op hun website een duidelijke uitleg over hoe je het beste concrete en meetbare doelen kunt opstellen.
Tip 4: Hou het simpel
Veel IT-projecten duren veel langer dan in eerste instantie gedacht omdat ze te complex zijn. Neem het voorbeeld Geïntegreerd Processysteem Strafrecht van het ministerie van Justitie. Het is één van de vele ICT-projecten bij de overheid dat vele malen duurder uitviel dan begroot. Vorig jaar bleek dat delen van het miljoenen kostende programma niet worden gebruikt.
Probeer zaken als maatwerk - denk aan speciaal voor jouw bedrijf gebouwde interfaces met unieke functionaliteit - zo veel mogelijk te vermijden. Het maakt je project complexer en vergroot de kans op vertraging en oplopende kosten.
Tip 5: Maak iemand hoog in je organisatie 'eigenaar'
Uit onderzoek van het Amerikaanse PM Solutions blijkt dat vooral IT-projecten bij kleine bedrijven mislukken door een gebrek aan aansturing. Zorg dat je een stevige projectmanager verantwoordelijk maakt voor het project.
Problemen die als een hete aardappel worden doorgeschoven, kunnen de voortgang van je project flink verstieren. Zorg er dus bij iedere hobbel op de weg voor dat er een duidelijke eigenaar is van het probleem. Die moet zorgen voor een snelle, goede oplossing. Projectexpert Schönfeld voegt daaraan toe, dat het verstandig is om mensen in de hogere managementlagen verantwoordelijk te maken. Zij bezitten de autoriteit om dingen gedaan te krijgen.
Tip 6: Plan realistisch
Net als bij andere projecten, zal je ook bij IT-projecten altijd zien dat er onverwachts dingen gebeuren die je planning in de war schoppen: een programmeur die zijn been breekt, een storing bij de bank waardoor je een dag langer bezig bent met het testen van je nieuwe boekhoudprogramma, of simpelweg een te optimistische planning van je werkzaamheden.
Een slimme projectmanager plant extra tijd in, zodat hij een buffertje heeft om tegenvallers in de planning op te vangen.
Tip 7: Waak voor te veel optimisme
Carolien Schönfeld signaleert tot slot dat aanbieders van IT-oplossingen nogal eens te enthousiast zijn over een nieuwe technologie. Hierdoor worden er te optimistische prijsafspraken gemaakt en te hoge verwachtingen gewekt over de mogelijkheden van het nieuwe systeem.